Factură proformă: ce este, când o folosești și cum o faci

O factură proformă este un document prin care anunți clientul cât are de plătit, înainte să emiți factura fiscală reală. Nu are valoare contabilă și nu se înregistrează în evidențele tale — este, practic, o „factură estimativă” pe care clientul o folosește ca să aprobe plata. Dacă ești PFA, freelancer sau ai o micro-firmă și te-ai lovit de cerința „trimite-ne o proformă”, articolul acesta îți explică exact ce e, când o folosești și ce trebuie să conțină.

Vom clarifica și cele două confuzii cele mai frecvente: diferența dintre factură proformă și factura fiscală, respectiv diferența dintre proformă și o ofertă comercială. La final vezi și cum treci simplu de la proformă la factura fiscală reală.

Ce este o factură proformă

Factura proformă este un document comercial preliminar prin care comunici clientului suma pe care urmează să o factureze, împreună cu detaliile plății (produse/servicii, cantități, prețuri, TVA, total). Cuvântul „proformă” vine din latină și înseamnă „de formă” — adică un document care arată exact ca o factură, dar nu produce efecte fiscale.

Concret, o proformă nu se numerotează în același registru cu facturile fiscale, nu generează obligația de plată a TVA-ului și nu se declară la ANAF. Rolul ei este pur practic: îi dă clientului un document oficial pe baza căruia poate face plata în avans, poate obține aprobarea de la contabilitate sau poate deschide un ordin de plată intern.

Factură proformă vs factură fiscală

Cele două seamănă vizual, dar au roluri complet diferite. Diferențele esențiale:

• Valoare fiscală — factura fiscală este document contabil oficial, se înregistrează și se declară; proforma nu are nicio valoare fiscală.
• Momentul emiterii — proforma se emite înainte de plată, ca solicitare; factura fiscală se emite la livrare sau conform legii, ca dovadă a tranzacției.
• Numerotare — factura fiscală respectă o serie și o numerotare consecutivă, ținute în evidență; proforma poate avea propria numerotare separată, fără efect legal.
• Obligații — factura fiscală creează obligația de plată a TVA-ului către stat; proforma nu creează nicio obligație fiscală.
• Titulatura — pe document scrie clar „Factură proformă” (sau „Proformă”), tocmai ca să nu fie confundată cu o factură fiscală.

Pe scurt: proforma spune „iată cât va costa, te rog aprobă și plătește”, iar factura fiscală spune „aceasta este tranzacția, înregistrată oficial”. După ce clientul plătește pe baza proformei, tu emiți factura fiscală pentru aceeași valoare.

Proformă vs ofertă comercială

A doua confuzie frecventă este între proformă și ofertă. Deși ambele preced factura fiscală, ele răspund la întrebări diferite ale clientului.

O ofertă comercială este o propunere: prezinți ce poți livra, în ce condiții, la ce preț și până când e valabilă. Clientul o poate accepta, refuza sau negocia. O proformă presupune că înțelegerea există deja și trece la partea de plată — este pasul de dinaintea încasării, nu de dinaintea deciziei.

În practică, fluxul arată des așa: trimiți întâi o ofertă, clientul o acceptă, apoi emiți o proformă pentru plata în avans și, la final, factura fiscală. Dacă vrei să faci partea de ofertă cum trebuie, ai un ghid complet despre cum faci o ofertă comercială profesională.

Când folosești o factură proformă

Proforma este utilă mai ales când plata trebuie făcută înainte de livrare sau când clientul are nevoie de un document intern ca să aprobe cheltuiala. Situații tipice:

1. 1Plata în avans — ceri un procent sau întreaga sumă înainte să începi lucrarea sau să expediezi marfa.
2. 2Aprobare internă la client — departamentul financiar are nevoie de un document pe baza căruia inițiază plata.
3. 3Comenzi din străinătate — proforma este des cerută în comerțul internațional pentru vamă și transfer bancar.
4. 4Rezervarea unui preț — clientul vrea „blocat” prețul până obține aprobarea, fără să emiți încă o factură fiscală.
5. 5Servicii cu execuție ulterioară — încasezi în avans, dar livrezi peste câteva săptămâni, iar factura fiscală o emiți la livrare.

Ce trebuie să conțină o factură proformă

Nefiind document fiscal, proforma nu are un conținut impus strict de lege, dar ca să fie utilă și credibilă ar trebui să includă aceleași informații ca o factură obișnuită:

• Titulatura „Factură proformă” — vizibilă, ca să nu fie confundată cu factura fiscală.
• Datele emitentului — denumire, CUI/CIF, nr. Registrul Comerțului, adresă, cont bancar (IBAN).
• Datele clientului — denumire firmă sau nume, CUI/CNP, adresă.
• Număr și dată — o numerotare proprie a proformelor și data emiterii.
• Lista de produse/servicii — descriere, cantitate, preț unitar și valoare pe linie.
• TVA și total — subtotal, TVA (sau mențiunea de scutire) și totalul de plată, clar separate.
• Termen de plată și modalitatea — până când și cum se face plata (transfer bancar, card etc.).
• Mențiune că nu are valoare fiscală — opțional, dar util pentru claritate.

Dacă lucrezi cu regim de TVA, ai grijă ca proforma să reflecte corect situația ta — inclusiv, exclusiv sau scutit. Am detaliat toate cazurile în ghidul despre TVA în oferte: inclusiv, exclusiv sau scutit, iar logica se aplică identic pe proformă.

Cum treci de la proformă la factura fiscală

Odată ce clientul a plătit pe baza proformei, urmează pasul obligatoriu: emiți factura fiscală reală, pentru aceeași sumă și cu aceleași articole. Aici e important să nu dublezi munca și să nu greșești valorile la retranscriere.

În OfertIQ pregătești oferta cu branding-ul tău, cu link public prin care clientul o vede și o poate accepta online — iar când e momentul facturii fiscale, platforma se integrează cu Oblio, așa că factura oficială se emite direct, cu seria și numerotarea ta legală, fără să reintroduci manual datele. Astfel proforma și factura fiscală rămân aliniate, iar tu eviți erorile clasice de copy-paste.

Reține esențialul: proforma este un document estimativ, fără valoare fiscală, folosit ca să comunici plata înainte de factura reală. Nu o confunda cu oferta (care propune) și nici cu factura fiscală (care înregistrează). Folosită corect, îți scurtează drumul de la „da” la banii în cont.